Flexibles Arbeiten in der Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH

„Menschen glücklich zu machen muss unser Antrieb sein.“ Auch dieser Leitgedanke prägt das Handeln in der Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH. Hierbei geht es zum einen um die Versorgung der Patient:innen und zum anderen um die Zufriedenheit der Beschäftigten. Um ein attraktiver Arbeitgeber zu sein, der die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sinnvoll ermöglicht, ist die Etablierung von innovativen und individuell flexibel gestaltbaren Arbeitszeitmodellen unabdingbar. Neben den üblichen flexiblen Arbeitszeiten – beispielsweise im Rahmen einer Beschäftigung in einem Springerpool – bietet das Unternehmen weitere Arbeitszeitmodelle an, die miteinander kombiniert werden können und den Beschäftigten auch einzeln eine hohe Flexibilität ermöglichen.

Datum:

06.12.2023

Ort:

Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH

Interviewpartner:

Klaus Böckmann

Themenkategorie:

„Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf“

Maßnahme:

Flexibles Arbeiten in der Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH

Projektanlass

Die Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH hat das Ziel, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. Hierfür agiert das Unternehmen auf verschiedenen Ebenen. Wobei eine dieser Ebenen die Rahmenbedingungen, die eine Beschäftigung in Krankenhäusern beinhaltet, fokussiert. Auf Grundlage dessen sowie interner Anregungen, werden kontinuierlich (neue) Modelle entwickelt und / oder optimiert. Hierzu gehören auch Modelle, die flexible Arbeitszeiten gestalten. Dieses ist im Hinblick auf den bereits vorhandenen und sich weiter ausweitenden Fachkräftemangel nötig, um auch weiterhin dauerhaft eine hohe Mitarbeiterbindung zu erreichen und neues Personal für den Beruf der Pflege und für die Knappschaft Kliniken GmbH zu gewinnen.

Drei Arbeitszeitmodelle haben sich hierbei besonders hervorgetan und etabliert. Zuerst wurde 2019 das Modell „½ ganzes Jahr“ etabliert. Aus diesem Modell entstand 2023 das analoge „¼ ganzes Jahr“-Modell. Im selben Jahr wurde ebenso das Modell „FerienFreiZeit (FFZ)“ im Unternehmen eingeführt. Diese Arbeitszeitmodelle erreichten intern sowie extern eine sehr große positive Aufmerksamkeit. Alle Modelle werden fortlaufend evaluiert.

Projektumsetzung

Die Ideen zu den flexiblen Arbeitszeiten entstanden aus einem gedanklichen Perspektivwechsel vom Arbeitgeber zum Arbeitnehmer und der Frage, was wären die größten Wünsche der Beschäftigten bezüglich Flexibilität und Freizeit im Kontext zu den üblichen Arbeitszeiten und Urlaubsvorgaben der Beschäftigten. Der Wunsch war „Räume fürTräume zu schaffen“.

Neben den „üblichen“ flexiblen Arbeitszeiten – beispielsweise auch im Rahmen eines Springerpools - wurden folgende Modelle etabliert, die teilweise auch miteinander kombinierbar sind:

½ ganzes Jahr:

Bei diesem Modell können staatlich anerkannte Pflegefachkräfte (Pflegefachpersonen, Gesundheits- und Krankenpfleger:innen oder Altenpfleger:innen) für insgesamt ½ Jahr (sechs Kalendermonate am Stück) von ihrer Tätigkeit freigestellt werden. In der Freistellung werden sie nicht durch das Unternehmen kontaktiert bzw. brauchen keine Dienste zu übernehmen (kein Einspringen). Sie erhalten aber weiterhin dieselben Sozialleistungen wie außerhalb der Freistellung. Für die Freistellung arbeiten die Beschäftigten im ersten ½ Jahr doppelt so viel wie vertraglich fixiert, erhalten aber das Gehalt ihrer vertraglich fixierten Stelle. Das „angesparte Gehalt“ erhalten sie dann in der Freistellung. (Beispiel: Vertraglich ist  eine 50%-Stelle fixiert. In den ersten sechs Kalendermonaten erhalten die Beschäftigten ihr normales Gehalt und arbeiten im Umfang einer 100%-Stelle. In den letzten sechs Kalendermonaten werden sie komplett freigestellt und erhalten weiterhin ihr Gehalt für eine 50%-Stelle).

 

BerufsbezeichnungGesundheits- und Krankenpfleger:in (unbefristet)50 % (0,5 VK)
Arbeitszeit i. d. Arbeitsphase1. - 6. Monat100 % (1,0 VK)
Arbeitszeit i. d. Freizeitphase7. - 12. Monat0 %
Vergütung i. d. Arbeitsphase1. - 6. MonatGehalt für eine 0,5 VK-Stelle
Vergütung i. d. Freizeitphase7. - 12. MonatGehalt für eine 0,5 VK-Stelle

 

¼ ganzes Jahr:

Analog zu dem Konzept „½ ganzes Jahr“ werden die Beschäftigten von ihrer Arbeit freigestellt – hier drei volle Kalendermonate. Hierfür sparen sie in den ersten neun Monaten ihr Gehalt ein. Spiegelgleich wird dann das „angesparte Gehalt“ in den drei Monaten in der Freistellung ausgezahlt.

 

BerufsbezeichnungGesundheits- und Krankenpfleger:in (unbefristet)50 % (0,5 VK)
Arbeitszeit i. d. Arbeitsphase1. - 3. Monat100 % (1,0 VK)
Arbeitszeit i. d. Freizeitphase9. - 12. Monat0 %
Vergütung i. d. Arbeitsphase1. - 3. MonatGehalt für eine 0,75 VK-Stelle
Vergütung i. d. Freizeitphase9. - 12. MonatGehalt für eine 0,75 VK-Stelle

 

FerienFreiZeit (FFZ):

Das Arbeitszeitmodell FerienFreiZeit (FFZ) gibt Beschäftigten die Möglichkeit, während der gesamten Schulferien in NRW frei zu haben. Dieses „Frei“ basiert auf den eigentlichen vertraglich fixierten 30 Tagen für Erholungsurlaub und einer Freistellung für die restlichen 34 Schulferientage. Zu diesen Tagen gehören auch die schulfreien Tage wie Feier- und Brückentage. Für die Freistellung verzichten die Beschäftigten der Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH im Zeitraum der Teilnahme auf 13 Prozent ihres Gehaltes. Die Teilnahme an diesem Modell beschränkt zunächst auf ein Kalenderjahr. Eine Fortsetzung um weitere Kalenderjahre kann individuell beantragt werden.

Falls mehrere Beschäftigte eine Teilnahme an der FFZ wünschen, aber nur eine begrenzte Teilnahme pro Kalenderjahr ermöglicht werden kann, wird eine interne Absprache bezüglich der Reihenfolge mit den Beschäftigten getroffen.

Projektbeurteilung

Rückblickend können die etablierten flexiblen Arbeitszeitmodelle als ein Erfolg gewertet werden. Alle bisherigen Teilnehmer:innen drückten ihre Begeisterung für die Flexibilität des Arbeitgebers immer wieder aus. Dieses spiegelte sich auch in den entstanden Videos (z.B. Instagram) und Interviews der Teilnehmer:innen wieder. Externe Bewerber:innen wurden durch die Veröffentlichungen der Arbeitszeitmodelle (in Form von Fachartikeln, Zeitungsartikeln sowie Radio- und Fernsehberichten) auf das Unternehmen aufmerksam und entschieden sich, ihrer Karriere in der Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH weiterzuführen. Auch hier wurde nicht immer sofort eine Teilnahme an einem der Modellen beantragt, sondern das Angebot als gute Möglichkeit für die Zukunft angesehen.

Beschäftigte konnten darüber hinaus aufgrund der Arbeitszeitmodelle im Beruf gehalten werden. Mehrfach wurde von Teilnehmer:innen mitgeteilt, dass sie eigentlich mit dem Beruf der „Pflege“ abgeschlossen hatten, nun jedoch ihrer Tätigkeit weiter nachgehen werden. Einige Beschäftigte konnten außerdem aufgrund der gesicherten Betreuungszeiten in den Ferien der Kinder ihren Stellenanteil insgesamt aufstocken.

Allgemein erhielten die Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH ein hohes Maß an Aufmerksamkeit in Bezug auf die innovativen flexiblen Arbeitszeitmodelle. Neben der Veröffentlichung in Fachartikeln und Zeitung-, Fernseh- und Radioberichten, wurden die Modelle national (Springer-Kongress und DRG-Forum), internationaler Kongress (IHF in Rio) – vorgestellt. Die Pilotierung der genannten Arbeitszeitmodelle in der Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH für den gesamten Verbund der Knappschaft Kliniken GmbH ist ein voller Erfolg und wird sich zukünftig verbundweit widerspiegeln.

 „Menschen glücklich zu machen muss unser Antrieb sein.“ Die Etablierung der mitarbeiterorientierten Arbeitszeitmodelle in der Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH hat ihren Teil deutlich dazu beigetragen.

Name der Einrichtung
AnschriftKnaooschaft Kliniken Westfalen GmbH
Am Knappschaftskrankenhaus 1
44309 Dortmund
GeschäftsführungHauptgeschäftsführer
Stefan Aust
Geschäftsführer
Michael Kleinschmidt
Pflegedirektor
Klaus Böckmann
Websitehttps://www.klinikum-westfalen.de
Ansprechpartner:in der MaßnahmePflegedirektor Klaus Böckmann
Tel.: 0231 922-1722
Sekretariat: Petra-Pia Ludwig
Struktur- und Leistungsdaten
Betten1.120
Ärztinnen / Ärzte insgesamt (außer Belegärzt:innen)ca. 340 Vollkräfte
Personal im pflegerischen Dienst1.100 Vollkräfte
Projektmotivation / -vorbereitung

Ausgangslage

  • Die Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH will die Zufriedenheit ihrer Beschäftigten steigern und ihnen individuelle Wege aufzeigen, Beruf und Familie miteinander zu vereinen. Dieses ist im Hinblick auf den bereits vorhandenen und sich weiter ausweitenden Fachkräftemangel nötig, um auch weiterhin dauerhaft eine hohe Mitarbeiterbindung zu erreichen und neue Beschäftigten für den Beruf der Pflege und für die Knappschaft Kliniken zu gewinnen.
  • Die neuen Angebote sind eine Reaktion des Unternehmens auf wissenschaftliche Evidenzen und Umfrageergebnisse unter rund 3.000 Beschäftigten. Darin hatten sich Beschäftigte vor allem mehr freie Zeit gewünscht.

Am Projekt beteiligte Berufsgruppen/Personen

  • Geschäftsführung, Pflegedirektion, Mitarbeitervertretung, Personalabteilung, Stationsleitungen, Gleichstellungsbeauftragte, Stabsstelle der Pflegedirektion für Pflegewissenschaft

Externe Projektförderung und Kooperationen

  • keine
Projektumsetzung

Projektziele

  • Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Personalbindung (insbesondere in der Pflege) und Gewinnung von neuem Personal

Projektdauer

  • Einführung der neuen Arbeitsmodelle seit 2019

Eingeführte Maßnahmen

½ ganzes Jahr

Voraussetzungen zur Inanspruchnahme des Angebots „½ ganzes Jahr“:

  • Die Person ist als Pflegefachkraft tätig.
    • Das Modell stand im ersten Jahr (Pilotphase) nur der Pflege und dem Funktionsdienst zur Verfügung, mittlerweile sind alle Beschäftigten des Unternehmens eingeschlossen.
  • Das Arbeitsverhältnis ist ungekündigt.
  • In einem befristeten Arbeitsverhältnis sind noch mindestens 12 Monate Laufzeit vorhanden.
  • Bis zu einem Renteneintritt sind noch mindestens 12 Monate Laufzeit vorhanden.
  • Keine dringenden betrieblichen Gründe stehen der Inanspruchnahme entgegen.
  • Es besteht ein Beschäftigungsumfang von max. 50 % einer Vollzeitstelle.
  • Die Beschäftigten beantragen die Teilnahme schriftlich bei der Arbeitgeberin.
  • Die Teilnahme wird erst verbindlich mit dem Abschluss einer gesonderten Teilnahmevereinbarung, darin wird auch der Beginn der Arbeitsphase vereinbart.

Umsetzung des Modells:

  • In der sogenannten Arbeitsphase bleiben die Beschäftigten für die Dauer von 6 Kalendermonaten im Rahmen ihrer/seiner ursprünglich individuell vereinbarten durchschnittlichen Wochenarbeitszeit tätig.
  • Die Arbeitsphase startet mit dem Beginn eines Kalendermonats und endet regelhaft 6 volle Kalendermonate nach ihrem Beginn. 
  • Die sogenannte Freizeitphase beginnt im unmittelbaren Anschluss an die Arbeitsphase und endet nach Ablauf von 6 vollen Kalendermonaten. 
  • Während der Arbeitsphase wird die ursprünglich vereinbarte Grundvergütung in Höhe von maximal 50 % gezahlt.
  • Unständige Bezüge (für Dienste, Überstunden etc.) werden nach den betriebsüblichen Regelungen behandelt, spätestens aber mit Antritt der Freizeitphase abgerechnet und ausgezahlt. Eine Verlängerung der Freizeitphase durch die Umwandlung von unständigen Bezügen ist ausgeschlossen.
  • Während der Freizeitphase wird spiegelbildlich dieselbe Grundvergütung wie in der Arbeitsphase gezahlt, inkl. der Wechselschichtzulage.
  • Tarifliche Umgruppierungen oder Stufenanstiege während der Anspar- oder Freizeitphase werden zugunsten der Beschäftigten berücksichtigt, ohne dass sie die Länge der Phasen verändern.
  • Der Urlaubsanspruch wird sowohl für die Arbeits- als auch für die Freizeitphase generiert. Die Inanspruchnahme des Urlaubs erfolgt in dem vereinbarten Stellenumfang, unabhängig von dem Aufbau der benötigten Überstunden während der Arbeitsphase.
  • Erkrankt die/der Beschäftigte während der Freizeitphase berührt dies den Vergütungsanspruch nicht.
  • Rechenbeispiel (siehe oben)

¼ ganzes Jahr

Die Voraussetzungen zur Inanspruchnahme sind identisch wie bei Modell „½ ganzes Jahr“.

Umsetzung des Modells:

  • In der sogenannten Arbeitsphase bleiben die Beschäftigten für die Dauer von 9 Kalendermonaten im Rahmen ihrer/seiner ursprünglich individuell vereinbarten durchschnittlichen Wochenarbeitszeit tätig.
  • Die Arbeitsphase startet mit dem Beginn eines Kalendermonats und endet 9 volle Kalendermonate nach ihrem Beginn. 
  • Die sogenannte Freizeitphase beginnt im unmittelbaren Anschluss an die Arbeitsphase und endet nach Ablauf von 3 vollen Kalendermonaten. 
  • Während der Arbeitsphase wird die ursprünglich vereinbarte Grundvergütung in Höhe von maximal 75 % gezahlt. Während der Freizeitphase wird spiegelbildlich dieselbe Grundvergütung wie in der Arbeitsphase gezahlt, inkl. der Wechselschichtzulage.
  • Andere Umsetzungsparameter (Urlaub, Erkrankung etc.) sind identisch wie bei Modell „½ ganzes Jahr“.
  • Rechenbeispiel (siehe oben)

FerienFreiZeit

  • Beschäftigte der Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH werden ein Jahr lang an allen Ferientagen sowie Feier- und Brückentagen freigestellt und verzichten dafür auf 13 Prozent ihres Gehalts. Die Freistellung teilt sich wie folgt auf: 30 Tage vertraglich fixierter Erholungsurlaub plus 34 Tage als Freistellung.

    Dieses Angebot ist nicht nur für Personen mit Kindern gedacht, sondern steht allen Beschäftigten offen. Soziale Kriterien und die Gewährleistung des fortlaufenden Betriebes entscheiden, wer und wie viele Beschäftigte im nächsten Jahr das neue Arbeitsmodell ausprobieren dürfen.

Voraussetzungen zur Inanspruchnahme der „FerienFreiZeit (FFZ)":

  • Das Arbeitsverhältnis ist ungekündigt.
  • Es stehen keine nachvollziehbaren Gründe der Inanspruchnahme entgegen.
  • Der/die Beschäftigte beantragt seine/ihre Teilnahme schriftlich bei der Arbeitgeberin.
  • Bis zu einem Renteneintritt ist noch mindestens ein Kalenderjahr Laufzeit vorhanden.
  • Es handelt sich nicht um ein kurzfristiges oder geringfügiges Beschäftigungsverhältnis.
  • In einem befristeten Arbeitsverhältnis ist noch mindestens ein Kalenderjahr Laufzeit vorhanden.
  • Die Teilnahme wird bei Anträgen von bereits Beschäftigten erst verbindlich mit dem Abschluss einer gesonderten Teilnahmevereinbarung, die bis zum 30.09. des Vorjahres vorliegen muss, um eine rechtzeitige Dienstplangenehmigung sicherstellen zu können.
  • Die Zustimmung der Arbeitgeberin gilt immer für ein komplettes folgendes Kalenderjahr und wird nicht automatisch verlängert.

Flexible Arbeitszeiten

  • Beschäftigte in der Pflege können selbst bestimmen, an welchen Tagen und wieviel sie arbeiten möchten (Uhrzeiten).
  • Neue Beschäftigte werden unbefristet eingestellt, besondere flexible Arbeitszeiten werden auf 2 Jahre befristet. Danach müssen Arbeitszeiten neu verhandelt werden.

Falls gewünschte Arbeitsmodelle nicht direkt umsetzbar sein sollten, können die Beschäftigten evtl. zwischenzeitlich in den Mitarbeiterpool und von dort aus dann in das Arbeitsmodell wechseln.

Übernahme in die Regelversorgung

  • Ja, hat bereits stattgefunden. Alle Arbeitszeitmodelle sind in den Knappschaft Kliniken Westfalen etabliert
Projektbeurteilung
  • Beschäftigte bewerben sich beim Knappschaft Kliniken Westfalen, obwohl sie zu der Zeit noch kein konkretes Interesse an einem Modell haben: Durch die Arbeitszeitmodelle werden „Räume für Träume“ geschaffen.
  • ½ ganzes Jahr:
    • 10 Beschäftigte haben das Modell bisher in Anspruch genommen.
  • FerienFreiZeit:
    • In der Pilotphase haben 25 - 30 Beschäftigte mit dem Projekt gestartet.
    • Knappschaft Kliniken GmbH im Arbeitszeitmodell FFZ.
  • Flexible Arbeitszeiten:
    • Derzeit arbeiten ca. 150 Beschäftigte in der Pflege mit voll flexiblen Arbeitszeiten (Umsetzung kann auch in kleineren Kliniken stattfinden).
  • Insgesamt führten die neuen Arbeitszeitmodelle zu einer sehr weitreichenden Außenwirkung mit viel positiver Rückmeldung und einer hohen Anzahl an Einstellung in den letzten 4 Jahren 
  • Beschäftigte der Knappschaft Kliniken Westfalen GmbH – insbesondere im pflegerischen Dienst – fühlten sich besser verstanden und gesehen. Durch die Möglichkeiten, Beruf und Familie adäquater vereinbaren zu können, stieg die Zufriedenheit der Beschäftigten an. Einige der Beschäftigten spiegelten wider, dass allein die Möglichkeit der Teilnahme sie optimistischer stimme.

Rückblickend als besonders erfolgreich betrachtet

  • Veränderung der Wahrnehmung der Knappschaft Kliniken in der Öffentlichkeit und bei den eigenen Beschäftigten.
  • Neue Arbeitsmodelle und das flexible Arbeiten haben ein Umdenken im Unternehmen bewirkt.

Rückblickend als weniger erfolgreich betrachtet

  • Man erreicht immer nur eine gewisse Anzahl von Beschäftigten und sollte sich zusätzlich noch andere Modelle überlegen.

„Menschen glücklich zu machen muss unser Antrieb sein.“