Neuordnung von Aufgaben unter Einführung neuer Berufsgruppen

Angesichts zunehmender Expansionserfordernisse, gleichzeitigem Ärztemangel und dem Bedürfnis, Pflegekräfte zu entlasten, ist die Idee zur Umstrukturierung der Aufgabenverteilung in den Kliniken Maria Hilf GmbH in Mönchengladbach gewachsen. Es erfolgte eine kritische Betrachtung der traditionellen Aufgabenzuordnung zu den einzelnen Berufsgruppen und die Neustrukturierung nach entsprechender Analyse. Im Nachgang wurde die Aufgabenzuordnung auf den bettenführenden Stationen neu strukturiert. So wurden u.a. neue Berufsgruppen in der Leitstelle (Sekretariat) und im Service geschaffen. Der Zuständigkeitsbereich der Pflegekräfte (Übernahme patientennaher Tätigkeiten von den Ärzten) konnte erweitert werden, da die neuen Berufsgruppen ihrerseits Aufgaben von der Pflege erhielten. Die flächendeckende Einführung der neuen Struktur in allen 27 Stationen der Klinik wurde erreicht.

Datum:

21.02.2011

Ort:

Kliniken Maria Hilf GmbH, Mönchengladbach

Interviewpartner:

Thomas Huppers, Pflegedirektor

Themenkategorie:

„Neue Arbeitsteilung und Prozessgestaltung“

Maßnahme:

Restrukturierung der Aufgaben in den bettenführenden Stationen unter Einführung neuer Berufsgruppen

Projektanlass
Der Pflegedirektor hat nicht nur die Personalverantwortung im Pflege- und Funktionsdienst, sondern auch die finanzielle Verantwortung für das entsprechende Personalbudget. Dieses bildet die Grundlage, Organisationsveränderungen verantwortlich zu entwickeln und umzusetzen.
Neben der erhofften Entlassung der Pflegekräfte war die Erkenntnis eines bevorstehenden Pflegepersonalmangels, insbesondere aber Wunsch nach Qualitätsverbesserung, ausschlaggebend für dieses Projekt.
Beginn der Maßnahme war im April 2007. Seitdem wurden 70 (aktuell 77) Service-Kräfte (arbeiten 7 Tage in der Woche) und 60 (aktuell 61) Leitstellen-Mitarbeitende (arbeiten 5–6 Tage in der Woche) eingestellt.

Projektumsetzung
Es erfolgte eine Einführung neuer Arbeitsgruppen innerhalb der Station mit einer Neustrukturierung der Aufgabenzuordnung. Durch die Reorganisation gibt es nun fünf Arbeitsgruppen innerhalb der Station, die unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen.

Die Stationskoordinatoren (Stationsleitung) koordinieren die verschiedenen Arbeitsgruppen. Sie haben eine Vorgesetztenfunktion für die Arbeitsgruppenmitglieder „Pflege“, „Service“ und „Leitstelle“ inne. Zu den Aufgaben zählen u. a. die Dienstplanverantwortung für die Arbeitsgruppen, die Sicherstellung der Personalerfordernisse aller Arbeitsgruppen, die Ausfallorganisation, die Belegungs-/Bettendisposition der Station, Einleitung des Entlassungsmanagements, Unterstützung des reibungslosen Prozessablaufs, Teilnahme an Visiten und Übergaben.

Die Leitstelle als Sekretariat, welche durch Medizinische Fachangestellte besetzt ist, erfüllt administrative Aufgaben wie den Empfang und Information der Patienten und Angehörigen, den Telefon-, Fax- und E-Mail-Verkehr, die Terminkoordination bzw. die Auftragserstellung für Untersuchungen. Außerdem erfolgt hier die Kodierung der vorbereiteten pflegerelevanten Nebendiagnosen. Die Möglichkeit der zeitnahen Kurzarztbriefschreibung ist in Planung.
Die Arbeitsgruppe „Service“ führt alle Tätigkeiten im Bereich Hotelleistungen durch. Beispielsweise gehört zu den Aufgaben das tägliche Bettenmachen bei mobilen Patienten sowie die Reinigung des Patientenumfelds. Sie ist zuständig für die Ausstrahlung der Station in Sachen Ordnung und Sauberkeit. Zentrales Aufgabengebiet ist die Verantwortung für die gesamte Speisenversorgung. Von der täglichen individuellen Speisewunscherfassung bis hin zur Vorbereitung (Brote zubereiten, Kaffee brühen), Präsentation und Abräumen der Tabletts. Möglich ist auch die Hilfe bei der Nahrungsaufnahme, wenn keine pflegerische Kompetenz erforderlich ist.

Die Arbeitsgruppe „Pflege“ übernimmt klassische Pflegeaufgaben wie die Pflegeplanung, -dokumentation, die Grund- und Behandlungspflege. Durchgängig aber auch Tätigkeiten aus dem bisherigen ärztlichen Aufgabenspektrum. Die Blutabnahmen, das Legen von Venenverweilkanülen, Magensonden, schwierige Verbandswechsel, Medikamentengabe aller Applikationsformen (inkl. i.v. Injektionen) nach Positivliste u. v. m.

Ärzte diagnostizieren und therapieren die Patienten der zugehörigen Organisationseinheit. Hierzu zählen nicht delegierbare Tätigkeiten wie die Aufnahmeuntersuchung und Anamnese, die Untersuchungsanordnung zur Diagnosestellung und Festlegung der Therapie. Darüber hinaus erfolgt die Dokumentation in der Patientenakte. Weiterhin haben sie die Verantwortung für die Einhaltung der Patientenpfade und die Verlegungs- bzw. Entlassentscheidung. Die Verschlüsselung der Diagnosen und die Codierung nach diagnosebezogenen Fallgruppen (Diagnosis Related Groups bzw. DRG) obliegt ebenfalls dem Ärztlichen Dienst.

Eine Reihe von Aufgaben wurde neu zugeordnet. So übernimmt die Pflege diverse Tätigkeiten vom Ärztlichen Dienst. Ebenso entlasten die Leitstellen den Ärztlichen Dienst, aber auch den Pflegedienst. Der gesamte hauswirtschaftliche Teil der Stationsarbeit wird von der Pflege auf die Servicemitarbeiter übertragen.
Es wurden hausinterne Aus-, Fort- und Weiterbildungen entwickelt, die auf die Aufgabenfelder der neuen Berufsgruppen (Leitstelle und Service) zugeschnitten sind. Sukzessive werden alle Mitarbeiter in diesen Bereichen geschult. Die Schulungen sind verpflichtend für alle Mitarbeiter. Themen der Ausbildung zur Fachkraft für Servicetätigkeiten im Krankenhaus sind u. a. Hygiene, Umgangsformen, Krankenhausküche, Leitbild der Klinik, etc.
Weiterbildungbildung ist für die Leitstellen-Mitarbeitenden ebenfalls verpflichtend. Themen dort sind u. a. das Krankenhausinformationssystem, das Verhalten am Telefon, die Aktenführung etc.
Die Fortbildung der Pflegekräfte in Bezug auf die Übernahme der Tätigkeiten aus dem Ärztlichen Dienst wurde dezentral in den Stationen durchgeführt. In Zusammenarbeit mit den ärztlichen Mitarbeitern haben die Stationskoordinatoren diese organisiert und durchgeführt. Die Pflegekräfte müssen Befähigungsnachweise für die Übernahme der neuen Aufgaben erbringen, die zur Personalakte kommen. Dazu wird ein E-Learning-Programm absolviert und mit einer Prüfung abgeschlossen. Parallel wird die praktische Durchführung der neuen Aufgabe, z. B. das Legen einer Magensonde oder einer Venenverweilkanüle, die Blutabnahme etc. von Ärzten oder einer bereits befähigten Pflegekraft geschult, begleitet und geprüft. Für sämtliche Schulungen werden nach einem Jahr Refresher-Kurse angeboten.

Projektbeurteilung
Das Programm wurde innerhalb der Klinik zur freiwilligen Teilnahme ausgeschrieben. Der Zuspruch war so groß, dass bereits nach 1,5 Jahren alle 27 Stationen der Klinik in das Projekt involviert waren. Mittlerweile sind 80–85 % der Sollstellen der neuen Berufe (Leitstelle und Service) besetzt.
Neu eingerichtete Stellen sind grundsätzlich Teilzeitstellen, damit der erforderliche Schichtbetrieb gewährleistet werden kann. Um den Bedarf einer Station an Service-Kräften abzudecken, sind bis zu vier Mitarbeiter erforderlich. Für die Leitstellenbesetzung sind bis zu drei Mitarbeiter notwendig.
Die Neuverteilung der Aufgaben wurde entsprechend der Fähigkeiten der Mitarbeiter vorgenommen. Dadurch konnten eine höhere Motivation und eine bessere Qualität erreicht werden. Mit gleichem Budget werden mehr Mitarbeiter beschäftigt, da die jeweiligen übernehmenden Berufsgruppen preisgünstiger sind als die bisherigen Aufgabenerbringenden. Die eingesparten Personalkosten verbleiben in der Pflegedirektion und werden zur Personalvermehrung verwendet.

Name des Krankenhauses

Anschrift	Kliniken Maria Hilf GmbH Viersener Straße 450 41063 Mönchengladbach Tel.: 02161 / 892-0
Klinikleitung	Geschäftsführer Joachim Püllen Ärztlicher Direktor Prof. Dr. med. Ulrich Kania Pflegedirektor Thomas Huppers
Webseite	www.mariahilf.de
Ansprechpartner der Maßnahme	Pflegedirektor Thomas Huppers Tel.: 02161 / 892-1196 thomas.huppers@mariahilf.de

Struktur- und Leistungsdaten – Kennzahlen 2010

Planbetten	766
Ärztinnen/Ärzte insgesamt (außer Belegärztinnen/Belegärzte)	219,8
davon Fachärztinnen/Fachärzte	107,9
Gesundheits- und KrankenpflegerInnen	457,9
Gesundheits- und KinderkrankenpflegerInnen	9,6
KrankenpflegerInnen	20,7

Eingesetzte Maßnahmen

Prozessänderung
Implementierung neuer Berufsgruppen
Aufgabenerledigung durchgängig neu strukturiert

Projektmotivation/-vorbereitung

Ausgangslage

Der Pflegedirektor hat nicht nur die Personalverantwortung im Pflege- und Funktionsdienst, sondern auch die finanzielle Verantwortung für das entsprechende Personalbudget.
Bei zunehmenden Expansionserfordernissen der Klinik, gleichzeitigem Ärztemangel und dem Bedürfnis, die unter starkem Arbeitsdruck stehenden Pflegekräfte zu entlasten, ist die Idee zur Umstrukturierung der Aufgabenverteilung gewachsen. Ebenso war die Erkenntnis eines bevorstehenden Pflegepersonalmangels, insbesondere aber der Wunsch nach Qualitätsverbesserung, Ausschlag gebend für dieses Projekt.
Kritische Betrachtung der traditionellen Aufgabenzuordnung zu den einzelnen Berufsgruppen und Neustrukturierung nach entsprechender Analyse
Beginn der Maßnahme im April 2007. Seitdem wurden 77 Service-Kräfte (arbeiten 7 Tage in der Woche) und 60 Leitstellen-Mitarbeitende (arbeiten 5 bis 6 Tage in der Woche) eingestellt.

Planungen im Vorfeld

Konzepterstellung (Stellenbeschreibungen) für neu einzurichtende Berufe Leitstelle und Service
Konzepterstellung und rechtliche Absicherung für die neu zu übernehmenden Tätigkeiten des Pflegepersonals (z. B. Legen von Venenverweilkanülen, Magensonden, iv. Injektionen, Blutentnahmen, etc.)
Aufstockung des Personal-Budgets wegen Übernahme von Tätigkeiten aus dem ärztlichen Dienst (30.000 € je Station, die an der Umstrukturierung teilnahm)
Einstellung von neuem Personal: Leitstellen-Mitarbeitende und Service-Kräfte

An der Planung beteiligte Berufsgruppen/Personen

Entwicklung des Konzepts durch den Pflegedirektor
Einbezug von PDL und ausgewählten StationsleiterInnen
Abstimmung des Konzepts mit dem Direktorium

Externe Projektförderung

Nein

Projektumsetzung

Ziele

Ökonomischere Erledigung der Stationsaufgaben, da die übernehmenden MitarbeiterInnen preisgünstiger sind als die bisherigen Leistungserbringenden
Höhere Professionalisierung aller Berufsgruppen aufgrund der jeweiligen Spezialisierung
Qualifiziertere Bewältigung aller Stationsaufgaben durch spezialisierte Berufsgruppen und deren
höhere Motivation
Teamentwicklung mit unterschiedlichen Aufgaben aber gleicher Wertigkeit der Mitglieder
Bestmögliche Koordination des Handlungsgefüges um den PatientInnen herum und damit eine höhere Qualität und Effektivität (steigende Fallzahlen und Verkürzung der Verweildauern, höhere Patientenzufriedenheit)

Verfahren

Organisations- und Prozessänderungen
Etablierung neuer Berufsgruppen

Projektdauer

Einführung April 2007 - unbegrenzte Weiterführung

Projektbeurteilung

Maßnahmen zur Evaluation

Entwicklung eines jeweils berufsgruppenspezifischen Fragebogens für die Stationskoordination, Pflege, Leitstelle und Service
Fragebogen besteht aus Ist/Soll-Vergleich (Evaluation des Umsetzungsgrades des Konzepts) und Bewertungsfragen (Evaluation der Spezifität der Tätigkeiten der einzelnen Berufsgruppen und ggf. der Überschneidungen in gewissen Tätigkeitsbereichen)
Im Jahr 2009: Befragungen in allen teilnehmenden Stationen - durch Interview jeweils eines Mitarbeitenden aus jeder Berufsgruppe anhand berufsgruppenspezifischer Fragebögen
Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung durch ein externes Unternehmen (Great Place to Work Institute Deutschland)
Wiederholungsbefragung in allen Stationen im Jahr 2010

Evaluationsergebnisse

Die interne Evaluation ergab einen hohen Umsetzungsgrad der Maßnahmen in den einzelnen Stationen. Wiederholungsbefragung ergab, dass der Grad der Umsetzung von 2009 auf 2010 weiter gestiegen ist.
Bei der Teilnahme am Wettbewerb „Beste Arbeitgeber im Gesundheitswesen 2009“ des Great Place to Work Institute Deutschland hat die Klinik den 2. Preis gewonnen (Einrichtungen über 500 Beschäftige) und sehr hohe Werte in der Mitarbeiterzufriedenheit erreicht.
Die den einzelnen Berufsgruppen zugewiesenen Aufgaben werden weitestgehend umgesetzt. Die Differenzen in einigen Tätigkeitsbereichen müssen berufsgruppenbezogen behoben werden.
Ergebnisqualität der meisten Aufgaben ist gestiegen.
Prozessabläufe sind optimiert.
Berufszufriedenheit ist hoch.
Motivation wurde gesteigert.
Fallzahlen sind gestiegen und die Verweildauer gesunken.

Zielerreichungsgrad

Angestrebte Ziele wurden erreicht.

Rückblickend besonders erfolgreich/gelungen

Die besondere Art der Umsetzung: Es gab keinen „Projektplan“, der im Vorfeld klinikweit mit sämtlichen Ärztinnen/Ärzten und Chefärztinnen/Chefärzten diskutiert wurde. Die Maßnahme wurde im kleinen Rahmen unter Beteiligung der Chefärztinnen/Chefärzte vorbereitet und nach Abstimmung im Direktorium umgesetzt. Die Maßnahme überzeugte durch ihre Ergebnisse, so dass sich weitere Stationen gerne anschlossen.

Rückblickend erfolglos/nicht gelungen

Nichts

Eingeführte Maßnahme

Einführung neuer Arbeitsgruppen innerhalb der Station und Neustrukturierung der Aufgabenzuordnung
Arbeitsgruppen innerhalb der Station
- StationskoordinatorIn (Stationsleitung): Koordiniert die Arbeitsgruppen
- Leitstelle (besetzt durch medizinische Fachangestellte): Übernimmt administrative Aufgaben für Arzt- und Pflegedienst
- Service (keine besondere Ausbildung notwendig): Führt alle Tätigkeiten im Bereich Hotelleistungen aus
- Pflege: Nimmt vermehrt patientennahe Tätigkeiten wahr
- Ärztinnen/Ärzte: Diagnostizieren/therapieren PatientInnen der Organisationseinheit
Arbeitsgruppen zeitweilig innerhalb der Station
- Logistik
  - Übernimmt alle Transporte von PatientInnen und Gütern
  - Im Aufbau befindlicher „Qualifizierter Patientenbegleitdienst“ für z. B. PatientInnen von und zu OP sowie Transporten, bei denen eine Pflegekompetenz erforderlich ist
  - Bettenzentrale bereitet benutzte Betten auf
- Material- und Apothekenwirtschaft
  - Elektronisches Materialwirtschaftssystem
  - Material- und Apothekenbedarfe werden durch Versorgungsassistenten gescannt, disponiert und verräumt
- Reinigung
  - Verantwortlich für Reinigung von Böden und Sanitäreinrichtungen (Klare Abgrenzung zum Aufgabengebiet von Service-Mitarbeitenden)
- Physiotherapie
  - Durchführung angeordneter physiotherapeutischer Leistungen
- Sozialdienst
  - Vorbereitung der weiterbetreuenden Maßnahmen
Es wurden hausinterne Aus-, Fort- und Weiterbildungen entwickelt, die auf die Aufgabenfelder der neuen Berufsgruppen (Leitstelle und Service) zugeschnitten sind. Sukzessive werden alle Mitarbeitenden in diesen Bereichen geschult. Die Schulungen sind verpflichtend für alle Mitarbeitenden.
- Ausbildung zur Fachkraft für Servicetätigkeiten im Krankenhaus. 4 x 1 Woche (6 Std. täglich) für tätige Service-Kräfte. Themen der Ausbildung sind u. a. Hygiene, Umgangsformen, Krankenhausküche, Leitbild der Klinik, etc.
- Weiterbildung für die Leitstellen-Mitarbeitenden. 3 x 1 Woche (6 Std. täglich). Themen der Weiterbildung sind u. a. das Krankenhausinformationssystem, Verhalten am Telefon, Aktenführung, etc.
- Fortbildung der Pflegekräfte im Bezug auf die Übernahme der Tätigkeiten aus dem ärztlichen Dienst werden dezentral in den Stationen durchgeführt. In Zusammenarbeit mit den ärztlichen Mitarbeitenden haben die StationskoordinatorInnen diese organisiert und durchgeführt. Die Pflegekräfte müssen Befähigungsnachweise für die Übernahme der neuen Aufgaben beibringen, die zur Personalakte kommen. Dazu wird ein E-Learning-Programm absolviert und mit einer Prüfung abgeschlossen. Parallel wird die praktische Durchführung der neuen Aufgaben, z. B. Legen einer Magensonde, einer Venenverweilkanüle, die Blutabnahme, etc. von Ärztinnen/Ärzten oder einer bereits befähigten Pflegekraft geschult, begleitet und geprüft.
Für sämtliche Schulungen werden nach einem Jahr Refresher-Kurse angeboten.

Veränderungen für Berufsgruppen

Es wurden die neuen Berufsgruppen Leitstelle und Service geschaffen
Pflegepersonal wurde entlastet durch Leitstelle und Service
Ärztinnen/Ärzte wurden entlastet durch Pflege und Leitstelle

Eingeführte Maßnahme in die Regelversorgung übernommen

Einführung der Maßnahme in allen bettenführenden Stationen/Abteilungen.