Integration von ausländischen Pflegenden

Aufgrund der allgemein schwierigen Personalsituation in der Pflege hat die Charité – Universitätsmedizin Berlin 2015 beschlossen, einen Teil ihres Personalbedarfs über ausländische Pflegende zu decken. Sie begleitet ihre neuen albanischen, mexikanischen und philippinischen Kollegen in den Punkten Einreise und berufliche Anerkennung sowie Integration auf beruflicher und auch privater Ebene.

Datum:

15.10.2020

Ort:

Charité – Universitätsmedizin Berlin

Interviewpartner:

Jenny Wortha, ehem. stellvertretende Pflegedirektorin

Themenkategorie:

„Konzertierte Aktion Pflege“

Maßnahme:

Integration von ausländischen Pflegenden

Projektanlass

Durch die Einführung des neuen Tarifvertrages Gesundheitsschutz und Demografie (TV GS) und die üblicherweise jährlich auszugleichende Mitarbeiterfluktuation in der Pflege kam auf die Charité innerhalb eines Jahres ein großer Neubedarf an Pflegekräften zu. Die Anzahl neu einzustellender Kräfte war allein mit Pflegenden aus dem Inland nicht zu besetzen. So entschied sich das Klinikum, als einen Teilbereich der Personalakquisitionsmaßnahmen, auch Interessentinnen und Interessenten aus dem Ausland einzustellen. Bislang scheiterte die Einstellung ausländischer Initiativbewerberinnen und -bewerber an der Vielzahl der Regularien hinsichtlich Einreise-, Aufenthalts- und Anerkennungsbestimmungen.

Projektumsetzung

Die Charité strebte eine Einstellung von ausländischen Pflegekräften an, die mit einem ähnlichen Curriculum ausgebildet wurden wie deutsche Pflegekräfte und einen akademischen Berufsabschluss vorweisen. Zudem sollte die Personalbeschaffung nicht in einem Land erfolgen, in dem selbst ein Fachkräftemangel vorherrschte. Aus diesem Grund wurden in Albanien neue Mitarbeiter rekrutiert, wo ein Überschuss an Pflegekräften besteht und die Curricula der akademischen Ausbildung mit der deutschen Ausbildung vergleichbar sind. Zur Unterstützung bei den formalen Prozessen schloss die Charité einen Vertrag mit einer Vermittlungsagentur.

Gemeinsam mit der Vermittlungsagentur begann 2016 der Rekrutierungsprozess. Einstellungsgespräche wurden von der Pflegedirektion direkt in Albanien geführt. Die neuen albanischen Mitarbeiter werden vor Ort in Schulungen auf ihre Fachkenntnisprüfung vorbereitet und absolvieren zudem einen Sprachkurs, den sie mit dem B2-Zertifikat abschließen. Nach Organisation der Visaformalitäten erfolgt dann die Einreise nach Deutschland direkt zur Fachkenntnisprüfung. Nach erfolgreichem Abschluss der Prüfung, die für die albanischen Pflegenden in der Regel kein Problem darstellt, findet die Weiterreise nach Berlin statt.

Die Integration der neuen Kolleginnen und Kollegen wird durch die Charité, vertreten durch vier Integrationsmanager (Welcome Team), eng begleitet und zum Teil auch organisiert. Das Welcome Team führt vor Dienstantritt der neuen Kollegen eine Teamvorbereitung auf den Stationen durch und stellen die neuen Kollegen anschließend dem Team vor, helfen bei der Einarbeitungsplanung und bei evtl. auftretenden Konflikten. Darüber hinaus beschäftigt die Charité Integrationsbeauftragte auf den Stationen in den jeweiligen CharitéCentren. Sowohl das Welcome Team als auch die Integrationsbeauftragten werden in kultureller Kompetenz geschult. Doch nicht nur um arbeitsinterne Belange kümmert man sich. Die Charité verschafft ihren neuen Mitarbeitern auch Wohnungen (über einen Partner), begleitet bei Behördengängen und bietet eine Vielzahl an Sport- und Freizeitangeboten. Einmal monatlich erfolgt eine Tour aller Mitarbeiter durch Berlin oder ein spezielles Event. So können die neuen Kollegen „ihr“ Berlin kennenlernen. Bei Mitarbeitern mit Familien wird zum frühestmöglichen Zeitpunkt Unterstützung bei der Familienzusammenführung geboten. Für Kinder werden Kindergarten- und Schulplätze organisiert und wenn möglich, werden für Ehepartner in einer Tochtergesellschaft der Charité Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt.

Im Jahr 2017 hat die Charité begonnen, ein weiteres Personalakquisitionsverfahren durchzuführen. Dieses Mal wurde mit den gesammelten Erfahrungen aus dem albanischen Projekt in Mexiko rekrutiert - ganz ohne Vermittlungsagentur. Einstellungsgespräche wurden vor Ort und über das Internet durchgeführt. Die eingestellten mexikanischen Pflegefachkräfte haben sodann bereits die deutsche Sprache auf B1-Niveau vor Ort erlernt. Der notwendige Anpassungslehrgang für die neuen Kollegen wird jedoch erst nach der Einreise in Deutschland in der Charité-eigenen Pflegeschule durchgeführt. Dafür hat die Charité eine Sondererlaubnis beim Landesamt für Gesundheit und Soziales eingeholt. Zeitgleich werden die neuen Kollegen ein zusätzliches Sprachkompetenztraining erhalten, um ihr Sprachniveau weiter zu steigern (B2-Niveau, optional C1-Niveau). Die ersten mexikanischen Pflegenden sind im November 2018 nach Deutschland gekommen. Die Charité übernimmt sowohl die Kosten für den Transfer von Mexiko nach Deutschland als auch die Kosten für das Sprachtraining und den Anpassungslehrgang in Berlin.

Um eine adäquate Betreuung und Integration der neuen Mitarbeiter zu gewährleisten und, da dies nur einen Teil der gesamten Personalakquise darstellt, werden jährlich nicht mehr als 100 internationale Pflegende eingestellt. Seit 2019 erfolgt die Akquise zusätzlich aus den Philippinen und ab 2021 auch aus Brasilien.

Projektbeurteilung

Die Fachkenntnis der neu akquirierten Mitarbeiter wird als sehr gut eingestuft. Nur sehr wenige Pflegende von den bisher eingestellten Kollegen bestanden die Fachkenntnisprüfung bzw. das Anerkennungsverfahren nicht. Dieses Bild bestätigte sich auch in dem fast ausschließlich problemlosen Einarbeiten der Fachkräfte auf den Stationen. Insgesamt sind mittlerweile 250 internationale Kollegen verschiedenster Nationen vor Ort und weitere 150 Kollegen werden im kommenden Jahr noch erwartet.

Insgesamt kommen die „neuen“ Kollegen sehr gut bei den Patienten und den „alten“ Kollegen an. Es lässt sich eine größere Offenheit unter den Mitarbeitern beobachten. Außerdem hat diese Maßnahme einen positiven Einfluss auf das Arbeitsklima. Die Charité hat viel aus den Erfahrungen mit den ersten ausländischen Pflegenden gelernt und ihr Betreuungssystem kontinuierlich verbessert. Das Wissen über die Personalbeschaffung, über die vorbereitenden Schritte und administrativen Regularien sowie die integrative Arbeit stellt die Charité gerne auch anderen Einrichtungen zur Verfügung.

Name des Krankenhauses
AnschriftCharité – Universitätsmedizin Berlin
Charitéplatz 1
10117 Berlin
Klinikleitung
Prof. Martin E. Kreis, Vorstand Krankenversorgung (ab 01.01.2021 Prof. Martin E. Kreis)
Nagi Salaz, Pflegedirektor (kommissarisch)
Dr. Helmar Wauer, Kaufmännischer Direktor des Klinikums
Websitehttps://www.charite.de/
Ansprechpartner der MaßnahmeNagi Salaz, Pflegedirektor (kommissarisch)
Struktur- und Leistungsdaten – Kennzahlen
Zahl der vollstationären Planbetten3.001
Anzahl der ärztlichen MitarbeiterInnen4.454
Anzahl Pflegende4.553
Projektmotivation/-vorbereitung

Ausgangslage

  • Bedingt durch die allgemein übliche Fluktuationsquote in der Pflege (3%) und eine verpflichtende Einstellung zusätzlicher Pflegender gemäß des neuen Tarifvertrages Gesundheitsschutz und Demografie (TV GS) musste die Charité kontinuierlich Pflegende einstellen, um die adäquate Versorgung der Patientinnen und Patienten zu gewährleisten:
    • Zum Ausgleich der Fluktuationsquote müssen pro Jahr alleine 250 Pflegende neu eingestellt werden
    • Weitere 200 Pflegekräfte mussten im Rahmen des neuen Tarifvertrages (TV GS) eingestellt werden. Die erforderliche Anzahl an Einstellungen ließe sich nicht alleine durch Bewerberinnen und Bewerber aus Deutschland erreichen. Aus diesem Grund wurden als eine Maßnahme ausländische Pflegende eingestellt
  • Des Öfteren mussten bisher jedoch (bis 2016) Initiativbewerbungen aus dem Ausland unberücksichtigt bleiben, da die erforderlichen Prozesse zur Einstellung hinsichtlich Eignungsanerkennung, Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung und weiterer formaler Aspekte undurchsichtig waren. Das nötige Know-how für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Unterstützung der Einreise-, Aufnahme- und Anerkennungsprozesse von neuen ausländischen Arbeitskräften ließe sich nur durch für Einzelfälle unverhältnismäßigen Aufwand aneignen.

Beteiligte Berufsgruppen/Personen

  • Pflegedirektion
  • Gesundheits- und Krankenpflegerinnen und Gesundheits- und Krankenpfleger
  • Integrationsmanagerinnen und Integrationsmanager
  • Geschäftsführung bei Vertragsunterzeichnungen (Prozessverantwortung wurde der Pflegedirektion überschrieben)

Externe Projektförderung

  • Es wurde keine externe Projektförderung vergeben.
Projektumsetzung

Ziele

  • Personalakquise in einem Land mit Überhang an Pflegekräften, welche ausnahmslos auf Bachelor- oder Masterniveau ausgebildet sind, und dessen Curriculum dem deutschen sehr ähnlich ist, sodass eine gute Passung der Ausbildungsinhalte gewährleistet ist
  • Personalakquise im Raum Albanien mit Unterstützung einer Vermittlungsagentur in den Punkten Berufszulassung, Sprachunterricht und Organisation des Transfers
  • Unterstützung der zukünftigen Mitarbeiter beim Erlernen der deutschen Sprache durch Kursangebote (im Herkunftsland bis B2-Niveau und auch darüber hinaus auf freiwilliger Basis in Berlin), wird im Rahmen des geschlossenen Vertrages durch die Vermittlungsagentur geleitet
  • Vorbereitung auf Fachkenntnisprüfung in eigens hergerichteten Demoräumen im Herkunftsland
  • Begleitung und Betreuung albanischer Pflegender beim Einreiseprozess v. a. bei der Beschaffung der Visa und Einreisegenehmigungen
  • Organisation der Absolvierung der Fachkenntnisprüfung in Stuttgart
  • Unterstützung bei Behördengängen (z. B. Visumsverlängerung, betriebsärztliche Untersuchung, Anmeldung der Krankenkasse)
  • Unterstützung bei der Einarbeitung und gesellschaftlichen Integration in Berlin
  • Unterstützung bei der Wohnungssuche durch Wohnraumangebote in Kooperation mit einem Partner
  • Bei Mitarbeitern mit Familien wird zum frühestmöglichen Zeitpunkt Unterstützung bei der Familienzusammenführung geboten. Für Kinder werden Kindergarten- und Schulplätze organisiert und wenn möglich, werden für Ehepartner in einer Tochtergesellschaft der Charité Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt.

Eingeführte Maßnahmen für die albanischen Pflegekräfte

  • Im Jahr 2016: Einstellungsgespräche erfolgten z. T. vor Ort (z. B. durch Charité-Mitarbeiter in Tirana) oder über Skype. Beim Aufenthalt in Tirana erfolgte auch ein Besuch im Krankenhaus und der sprachschulenden Institution.
  • Freistellung von zwei Mitarbeitenden (Pflegekräfte) der Charité für ihre neue Aufgabe als Integrationsmanager, die hauptverantwortlich die Kommunikation mit den Behörden und den neu eingestellten Pflegenden steuern. Diese helfen auch bei der Beschaffung der Visa, halten Kontakt mit den eingestellten und sich noch im Ausland befindenden Pflegenden und bauen ein vertrauensvolles Verhältnis mit ihnen auf.
  • Die Integrationsmanager organisieren auch die Flüge von Tirana nach Stuttgart, direkt zur Anerkennungsprüfung. Nach der Anerkennungsprüfung erfolgt die Weiterreise nach Berlin
  • Die Charité stellt über einen Partner Wohnungen für die albanischen Pflegekräfte zur Verfügung
  • Bis alle Vorbereitungen abgeschlossen sind und der Flug angetreten werden kann, vergehen mehrere Monate; den längsten Teil hierbei nehmen Behördenvorgänge in Anspruch. Im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen unterstützt die Vermittlungsagentur die Charité hierbei.
  • Am Tag der Ankunft in Berlin werden die neuen Kollegen vom Flughafen abgeholt und zu ihrer neuen Wohnung gebracht. Die Integrationsmanager helfen ebenfalls bei der Wohnungsübergabe.
  • Am ersten Arbeitstag helfen die Integrationsmanager mit den Behördengängen, Einstellungsuntersuchungen, Anmeldungen bei Krankenkassen, Rentenkassen, der Ausländerbehörde und falls notwendig den ersten Visaverlängerungen
  • Integrationsmanager stellen die neuen Kollegen auf den Stationen dem Team vor, helfen bei Einarbeitungsplanung und bei evtl. auftretenden Konflikten
  • Die Integrationsmanager übernehmen auch außerberuflich Verantwortung für die neu akquirierten Kolleginnen und Kollegen. So kümmern sie sich um schnellstmöglichen Familiennachzug und organisieren auch Plätze in Kindergärten und Schulen für die Kinder der Pflegenden sowie, wenn möglich,  Arbeitsplätze für deren Partnerinnen und Partner in einer Tochtergesellschaft.
  • Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten aller Mitarbeitenden der Charité (einmal im Monat findet eine gemeinsame Aktion statt, in der die neu gewonnenen Pflegenden Berlin kennenlernen); so z. B. eine Tour entlang der ehemaligen Berliner Grenzmauer. Hierzu werden die Kollegen ausländischer Herkunft besonders eingeladen.
  • Angebot von vielen betrieblich organisierten Sport- und Freizeitangeboten, z. B. Betriebs-Fußballmannschaften oder Team-Staffelläufe.
  • Um eine adäquate Betreuung und Integration zu gewährleisten und, da dies nur einen Teil der Personalakquise darstellt, werden jährlich nicht mehr als 30 Pflegende aus Albanien eingestellt.
  • Die albanischen Pflegenden müssen die Kosten für den Flug, Vorbereitung auf die Anerkennungsprüfung und Sprachunterricht selbst zahlen. Dazu erhalten sie einen zinslosen Kredit, welchen sie üblicherweise in einem Zeitraum von zwei Jahren wieder an die Vermittlungsfirma abzahlen. Es gibt verschiedene Versionen der Rückzahlung. Die genauen finanziellen Transaktionen zwischen den Pflegenden und der Vermittlungsfirma sind für die Charité nicht einsehbar.
  • Da die Charité im Rahmen der Kooperation mit der Vermittlungsfirma das nötige Wissen über die Prozesse der Personalakquise im Ausland, der Einreiseformalitäten, der Fachkenntnisprüfung, der behördlichen Vorgänge und der Integration gesammelt hat und eine direkte und intensivere Kommunikation mit den neuen Kollegen in einer vertrauensvollen Atmosphäre schaffen wollte, beabsichtigt die Charité nun direkte Personalakquise ohne Vermittlungsagentur in Mexiko zu betreiben

Eingeführte Maßnahmen für die mexikanischen Pflegekräfte

  • Im Rahmen der Expansion ihrer ausländischen Personalakquise entschied sich die Charité im Jahr 2017, auch 30 mexikanische Pflegekräfte jährlich einzustellen. Die mexikanischen Pflegenden sind ebenfalls erfahrene Fachkräfte auf Bachelor-Niveau und auch in Mexiko gibt es einen Pflegekräfte-Überhang.
  • Da dieses Projekt im Sinne der direkten Personalbeschaffung ohne Vermittlungsagentur erfolgt, wurden alle vorbereitenden Entscheidungen, die die Einstellung und die Organisation der Arbeitserlaubnisse und der Visa betreffen, in Absprache der Integrationsmanager mit der Pflegedirektion getroffen. Hierbei gestaltete sich insbesondere die Beschaffung der Dokumente der mexikanischen Pflegenden organisatorisch anspruchsvoll, da der Postweg sich als sehr unsicheres Transportmedium erwiesen hat.
  • Die mexikanischen Pflegenden müssen vor Einreise einen Nachweis über Deutschkenntnisse mit B1-Zertifikats vorlegen, als verpflichtende Voraussetzung für den Arbeitsbeginn. Die Sprachenkenntnisse auf B1-Niveau werden nach Einreise durch einen besonderen Sprachunterricht, der von der Charité organisiert wird, verbessert, um eine optimale Patientenversorgung sicherzustellen.
  • Nach der Einreise wird ein Anpassungslehrgang absolviert. Die Charité hat eine Sondererlaubnis beim Landesamt für Gesundheit und Soziales eingeholt, um die für die mexikanischen Pflegenden notwendigen Anpassungslehrgänge im eigenen Haus vorzunehmen zu können.
  • Einrichtung eines Netzwerks zur Kommunikation mit den für Einreise, Aufenthalt und beruflicher Abschlussanerkennung zuständigen Behörden. Feste Ansprechpartner wurden über wiederholten intensiven Kontakt gewonnen. Der Prozess wird seitens der Charité von einer Referentin gesteuert.
  • Aktuell sind die ersten Visa vorhanden und die Flüge für die ersten Pflegekräfte aus Mexiko sind bereits gebucht, sie werden für November erwartet.
  • Die Charité übernimmt sowohl die Kosten für den Transfer von Mexiko nach Deutschland als auch die Kosten für das Sprachtraining und den Anpassungslehrgang in Berlin.
  • Mittlerweile wurde in Mexiko eine offizielle Stellenausschreibung der Charité geschaltet. Anfang Dezember fliegt eine mexikanische Kollegin dorthin, um für die nächsten Bewerber die ersten Vorgespräche zu führen.
  • Die ersten mexikanischen Pflegenden sind im November 2018 nach Deutschland gekommen.
Projektdauer
  • 2016 Beginn der Zusammenarbeit mit einer Vermittlungsagentur für albanische Pflegende, Anfang 2017 erste albanische Kollegen, Projekt soll weiterhin aufrecht erhalten werden
  • 2017/2018 Personalakquise mexikanischer Pflegender im direkten Kontakt mit der Charité Berlin, erste mexikanische Pflegende sind 2018 angekommen
  • Seit 2019 erfolgt die Akquise zusätzlich aus den Philippinen und ab 2021 auch aus Brasilien.
Projektbeurteilung

Evaluationsergebnisse

  • Einstellung ausländischer Pflegekräfte und ihre Integrationsprozesse
    • Vorbereitungskurse auf die Fachkenntnisprüfung im Ausland für die albanischen Pflegenden: Die Prüfung stellt für die qualifizierten Pflegekräfte kein Problem dar, lediglich fünf Personen von bisher 80 eingestellten haben die Prüfung nicht beim ersten Versuch bestanden. Im Falle des Nicht-Bestehens ist eine Nachprüfung zu absolvieren. Wird auch diese nicht bestanden, kann der angestrebte Vertrag mangels gültiger Berufszulassung in Deutschland nicht unterzeichnet werden.
    • Die erste Integration in den beruflichen Alltag dauert meist ca. ein halbes Jahr. Nach dem ersten Jahr wechseln dann manche Pflegende erstmals die Station oder erhalten besondere Aufgaben. So ist zum Beispiel eine albanische Pflegekraft Dokumentationsbeauftragter geworden, da die sprachliche und fachliche Integration sehr gut erfolgt ist.
    • Befragungen der durch die Maßnahme neu gewonnenen Pflegenden und von initial bei der Charité beschäftigten Pflegenden ergaben, dass die ausländischen Pflegekräfte sehr positiv ankommen und deren Einstellung auch mitunter zum Abbau von Vorurteilen geführt hat. Von den bisher 80 eingestellten und bereits in Deutschland arbeitenden Pflegenden sind lediglich zwei aus privaten Gründen wieder zurückgereist (davon wird eine Pflegende wieder zurück erwartet)
    • Das durch die Einstellung der albanischen und mexikanischen Pflegenden in Hinblick auf Einreise, Aufenthalt und beruflicher Anerkennung erworbene Wissen ermöglicht nun auch die Einstellung von anderen ausländischen Fachkräften im Rahmen von Initiativbewerbungen.
    • Der Einsatz von Pflegenden im OP-Bereich hat sich nur dann als erfolgreich erwiesen, wenn die betreffenden Fachkräfte bereits große Erfahrung besaßen. Da die Kommunikation in Operationssälen oft sehr eingeschränkt ist, kann dort kein schneller Spracherlernungsprozess erfolgen.
    • Aufgrund der positiven Resonanz mit den albanischen Pflegenden, die über alle Standorte der Charité hinweg ihrer bisherigen Arbeitserfahrung entsprechend eingesetzt wurden, hat die Charité ihre Auslandsakquise auf Mexiko ausgeweitet. Die Zusammenarbeit mit den ausländischen Kollegen wird in Zukunft als Regelakquise einen Teilbereich der Personalbeschaffung Pflegender ausmachen.
    • Im letzten Jahr wurden zu den die Fluktuationsquote ausgleichenden 250 Pflegekräften weitere 330 Mitarbeiter eingestellt. Diese Zahl konnte in diesem Jahr gehalten werden.
  • Evaluation auf organisationaler Ebene
    • Die Bearbeitungszeit des Landesamtes für Gesundheit und Soziales dauern zum Teil recht lange. Zudem können im Vorfeld nicht vorgenommene Impfungen den Arbeitsbeginn verzögern. Bei diesen beiden Punkten besteht noch Optimierungsmöglichkeit.
    • Die Charité hat das Know-how organisationaler Prozesse gesammelt und ist bereit, es anderen Einrichtungen zur Verfügung zu stellen, sodass einer Übertragung auf andere Krankenhäuser kein langwieriger erfahrungsbasierter Lernprozess vorgeschaltet ist.