Die „jukebox“ – neue Wege beim Pflege-Recruiting

Ausgangslage

• Die Unternehmenskommunikation und Direktion für Patienten- und Pflegemanagement des UKE wollten sich bei der Bewerbersuche von anderen Unternehmen und Mitbewerbern sichtbar und spürbar abgrenzen.
• Das Klinikum bietet eine große Vielfalt an Arbeitsbereichen (über 100 Stationen), gleichförmige Anzeigen für universitäre Spitzenmedizin wurden nicht mehr als zielführend erachtet.
• Es wurde ein Tool für potenzielle neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesucht, das die Vielfalt des Unternehmens mit Schwerpunkt auf dem menschlichen Faktor darstellt. Gleichzeitig sollte es die Qualifikationen und Wünsche der Bewerber berücksichtigen und intern wie extern eine passgenaue Stellenbesetzung ermöglichen.
• Zusätzlich wurde dies auch als Instrument der Organisationsentwicklung und Wertschätzung an die sich einbringenden Bereiche betrachtet, da die öffentliche Darstellung der Stationen in ihre eigene Verantwortung übergeben wurde und sie sich individuell darstellen konnten.

Am Projekt beteiligte Berufsgruppen/Personen

• Unternehmenskommunikation
• Direktion für Patienten- und Pflegemanagement
• Führungsebene des Pflege- und Funktionsdienstes mit ihren Teams

Externe Projektförderung und Kooperationen

• Keine Förderung.
• Das Projekt wurde intern umgesetzt, es wurde lediglich eine Agentur für die technische Implementierung beauftragt.

Ziele

• Das UKE in das Mindset von Bewerberinnen und Bewerbern rücken
• Interesse am Unternehmen UKE und am Pflegeberuf wecken bzw. steigern
• Moderneres, authentisches Bild für jüngere Zielgruppe präsentieren (Social Media-Darstellung)
• Vielseitigkeit der Pflegebereiche präsentieren, abseits einer anonymen Darstellung eines Universitätsklinikums mit Schwerpunkt auf den einzelnen Teams (Abbau von Barrieren zur Bewerbung)
• Matching schaffen zwischen dem, was das Unternehmen zu bieten hat und der Bewerber sich wünscht
• Allen Stationen die Möglichkeit geben, sich individuell und eigenverantwortlich im Internet zu präsentieren

Projektdauer

• Projektstart: Januar 2017
• Go-live der jukebox im März 2019 auf dem ersten Hamburger Pflegefestival des UKE (https://www.pflegefestival.de/)

Eingeführte Maßnahmen

• Entwicklung eines Fragenkataloges (35 Fragen) mit eigenem Matchingalgorithmus
  • Fragen bilden verschiedene Aspekte des Pflegeberufs ab (Beispiel siehe unten)
  • Für die Entwicklung der Matchingprofile der Stationen und Bereiche wurden allen Pflegeteams - insgesamt 3.000 Pflegekräften - dieselben Fragen zu ihrer Station gestellt. Aus den Antworten wurden die individuellen Stationsprofile errechnet, die dann mit den Antworten der Interessenten gematcht werden.

• Alle Stationen bzw. Bereiche haben einen (technischen) Rahmen bekommen, in dem sie sich inhaltlich frei, kreativ und eigenverantwortlich darstellen konnten
  • Es wurden Sprüche, Verse und Texte geschrieben, Fotos gemacht und Filme gedreht – im Fokus steht das jeweilige Team mit den besonderen Tätigkeitsfeldern
  • Informationen werden vermittelt über die zu versorgenden Patientinnen und Patienten, die Anzahl der Teammitglieder und Betten auf der Station sowie zum Teamklima und gemeinsamen (privaten) Aktivitäten
• Interessierte Bewerberinnen und Bewerber (extern sowie intern)
  • beantworten die Fragen und erhalten die zehn Stationen und Bereiche, die am besten passen, vorgestellt. Steht die Ampel einer Stationsseite auf „grün“, ist dort eine Stelle frei
  • können direkt in den Bereichen oder Stationen „stöbern“
  • können einfach und unkompliziert telefonisch oder per Mail Kontakt zur Station aufnehmen und sich zur Hospitation oder Vorstellung verabreden sowie auch direkt eine Bewerbung an die Stationsleitung übermitteln
  • haben zusätzlich immer noch die Möglichkeit, in das offizielle Bewerberportal des UKE abzuspringen und sich dort zu informieren oder zu bewerben

• Abgabe des Bewerbungsprozesses in die Bereiche und auf die Stationen
  • Vertrauen der Direktion für Patienten- und Pflegemanagement, dass das Bewerbermanagement mit großer Sorgfalt und Sensibilität durchgeführt wird. Hospitanten beispielweise sollten sich gut informiert und wertgeschätzt fühlen.
  • Hat eine Hospitation oder ein Personalauswahlgespräch auf der Stationsebene erfolgreich stattgefunden, wird ggf. nach Einbindung der Zentrumsleitung (keine Vorgabe) die Bewerbung des Kandidaten an das Recruiting-Team übergeben. Die Station stellt in einem schlanken Prozess einen Antrag auf Einstellung, den die Personalabteilung in einem rein administrativen Prozess bearbeitet.
  • Alle Leitungen haben standardmäßig aufgrund ihrer Weiterbildung Kompetenzen hinsichtlich Gesprächsführung, Kommunikation und Beurteilung erworben.

Maßnahmen zur Evaluation / Evaluationsergebnisse

• Unmittelbar nach dem Go-Live der jukebox besuchten rund 1.000 Interessenten wöchentlich die Website. Inzwischen sind es mit entsprechenden Kommunikations- und Werbemaßnahmen mehr als 3.000 Besucherinnen und Besucher pro Woche.
• Externe Interessenten, aber auch interne Pflegekräfte haben über die jukebox erfolgreich auf den Stationen hospitiert und passgenaue Stellen gefunden
• Die Bewerberlage stellt sich mittlerweile etwas positiver dar, so dass zumindest schon die jährliche Fluktuation (ca. 300 Stellen) ausgeglichen werden kann

Rückblickend besonders erfolgreich/gelungen

• Es wurde ein Medium gefunden, über das die guten Arbeitsbedingungen und der hohe Stellenwert und die Wertschätzung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach innen und außen transportiert werden konnten
• Bewerberinnen und Bewerbern wird die Möglichkeit gegeben, den Bereich eigenständig auszuwählen. Über das Matching wird eine zusätzliche Orientierung geboten
• Gute Darstellung der Unternehmenskultur, in der jeder Mitarbeiter als „gleich wichtig“ erachtet wird
• Mit der besonderen Optik hebt sich das Klinikum positiv auffallend von den Mitbewerbern im Markt ab
• Die jukebox trägt zu einem verjüngenden Image des UKE als Arbeitgeber für die Pflege bei
• Das Online-Tool trägt die Vielfalt in besonderer Art und Weise nach außen und schafft so eine Transparenz für Bewerberinnen und Bewerber

Rückblickend nicht gelungen

• Es konnte noch keine ganzheitliche Implementierung  der jukebox mit dem übrigen Employer Branding Konzept des UKE erreicht werden: allgemeine Stellenanzeigen im Netz können derzeit nicht technischen mit den Stationen in der jukebox verlinkt werden.
• Derzeit wird ein Konzept für ein fortlaufendes Update der Profile (ohne großen Aufwand) z.B. Austausch von Fotos, Beschreibung neuer Schwerpunkte etc. erarbeitet